SEKILAS TENTANG PENGEMBANGAN KOLEKSI
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
oleh Widodo H. Wijoyo
1 PENDAHULUAN
Pada
dasarnya, perpustakaan adalah perpaduan antara manusia,
tempat/fasilitas dan informasi. Dikatakan perpaduan di sini karena satu
dengan yang lainnya saling ketergantungan. Manusia, yaitu pengelolanya
dan pemakianya. Tempat/fasilitas merupakan sarana yang
digunakan manusia untuk melakukan “transaksi informasi”, sedang
informasi - bisa berupa buku, jurnal, majalah, koran dan materi yang
lainnya - adalah bahan-bahan yang harus disajikan di perpustakaan.
Sehingga dengan keterpaduan tadi akan jelas misi yang diemban oleh
sebuah perpustakaan, yaitu antara lain turut mencerdaskan bangsa dengan
menyediakan informasi yang diperlukan, melesatarikan nilai-nilai budaya
bangsa dan berkiprah dalam pengembangan ilmu dan teknologi. Para
pustakawan tahu bahwa, tidak semua misi yang diemban oleh perpustakaan
akan bisa tercapai. Hal-hal yang mempengaruhi tercapainya misi
perpustakaan adalah, antara lain :
- sistem pelayanan
- staff perpustakaan
- konsidi perpustakaan
- pendanaan untuk perpustakaan
- kondidi koleksi
- peralatan yang disediakan dalam perpustakaan
- perhatian para pimpinan yang lebih tinggi dimana perpustakaan itu bernaung terhadap perpustakaan
Pada
tulisan ini tidaklah membicarakan keseluruhan faktor di atas yang
mempengaruhi jalannya kegiatan perpustakaan, akan tetapi terfokus pada
bidang pengembangan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi.
2 PERPUSTAKAAN DAN MASYARAKAT PEMAKAINYA
Banyak,
terutama pengguna, yang tak mengetahui tentang peranan perpustakaan.
Mereka mengira perpustakaan hanya tempat untuk menyimpan dan memperoleh
buku, majalah, journal dan koleksi yang lain. Mereka tidak berfikir
tentang berbagai macam layanan yang disediakan oleh perpustakaan,
misalnya memberi petunjuk tentang letak koleksi, melakukan layanan
peminjaman, penyediaan data, menjawab pertanyaan referensi, dll. Tentu
saja para pustakaan menyadari itu semua demi keberadaan perpustakaan dan
pustakawannya.
G. Edward Evan
mengatakan bahwa, ada 4 tipe : perpustakaan perguruan tingi,
perpustakaan sekolah, perpustakaan umum, dan perpustakaan khusus. Dimana
satu perpustakaan akan berbeda dengan perpustakaan yang lainnya. Hal
ini tergantung dari jenis perpustakaannya yang tentunya
dari
tipe itu akan mempunyai masyarakat pemakai yang berbeda. Oleh
karenanya, koleksinya harus disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya.
Karena masyarakat pemakainya berbeda, maka sistem pelayanannyapun akan
berbeda pula.
3 PERAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Louis Round Wilson dan Maurice F. Tauber
mengatakan :
adequate
resources for carrying out the university’s objectives in instruction,
research, and extension implement the function of preserving the
accumulating source materials necessary for scholarly pursuits.
dari poin di atas peranan perpustakaan perguruan tinggi dapat diartikan untuk menyediakan koleksi
guna menujang tujuan universitas. Koleksinya harus meliputi
permatakuliahan yang diselenggarakan dan materi pendampingnya. Dan juga,
untuk mendukung riset baik tingkat fakultas maupun universitas. Untuk
hal inilah perpustakaan harus menyediakan materi yang berupa antara lain
: buku, journal, majalah/koran, manuscripts, dan film.
Sejalan dengan itu, tugas utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menyediakan materi guna menunjang terlaksananya TRI DHARMA Perguruan Tinggi di mana perpustakaan itu bernaung, yaitu :
- pendidikan dan pengajaran
- riset dan pengembangan ilmu dan teknologi
- pengabdian pada masyarakat
Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca literatur
bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan
informasi yang lebih untuk keperluan riset maupun untuk referensi
thesisnya. Disinilah letak tanggungjawab perpustakaan untuk menyediakan
informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak
efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan
misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak
menemukan apa-apa di perpustakaan.
Lain
halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk
keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka
berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan
untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar
menginginkan jumlah koleksi yang besar, belum lagi jurnal yang harus di
langgan.
Sulit
rasanya untuk membangun perpustakaan yang mampu menyediakan kolesi yang
dibutuhkan oleh para pemakainya, baik dosen maupun mahasiswa. Alasan
yang paling mendasar tentunya mengenai pendanaan untuk perpustakaan. Di
sinilah para pustakawan dan para pengambil keputusan akan diuji
kemampuannya untuk membuat suatu kebijakan dalam pembinaan koleksi
perpustakaan. Yang tentu saja harus bijaksana dalam membelanjakan
anggaran, agar dengan dana yang terbatas, kebutuhan “minimum” pemakai
perpustakaan terpenuhi. Yang dimaksud dengan kebutuhan minimum di sini
adalah tersedianya koleksi referensi bagi perkuliahannya.
4 KEBIJAKSANAAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN PT
4.1. Instilah Collection Development dan Maknanya
Eward Evans
memberikan batasan istilah “collection development” sebagai suatu
proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan
koleksi perpustakaan, sehingga dengan demikian akan tercipta sebuah
planning untuk memperbaiki peta kelemahan tadi dan mempertahankan
kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa,
“collection developmet is a ‘written statement’ of that plan, providing details for guidance of the library staff”. Karena pengembangan koleksi merupakan
statemen
tertulis, maka tentunya harus berupa sebuah dokumen. Dokumen itu akan
berisi rincian rencana kegiatan dan segala informasi yang digunakan oleh
pustakawan sebagai dasar dalam berfikir dan menentukan kebijaksanaan
saat
mengembangkan koleksi perpustakaannya. Dokumen ini
digunakan sebagai tempat untuk berkonsultasi saat pustakawan akan
menentukan bidang-bidang koleksi apa yang akan dibeli dan berapa banyak
untuk masing-masing bidang itu.
Tanpa
statemen yang tertulis, maka akan terjadi perbedaan pandangan dalam
mengembangkan loleksi perpustakaan, karena di dalam pengembangan koleksi
itu akan melibatkan sejumlah orang dari tiap-tiap fakultas/jurusan.
Sebagai contohnya, Fakultas Ekonomi akan
mengembangkan koleksinya tentang ekonomi, sementara untuk Fakultas
Pertanian Jurusan Ekonomi Pertanian juga akan mengembangkan Ekonomi.
Dari contoh ini, mungkin akan terjadi kesamaan judul, sehingga akan
memboroskan pendanaan. Oleh karenanya, Evan mengatakan bahwa, fungsi
daripada statemen kebijaksanaan antara lain adalah :
- sebagai alat untuk menyatukan pendapat dalam bidang apa yang perlu dikembangkan
- sebagai alat koordinasi atara orang-orang yang terlibat / bertanggungjawab dalam pengembangan koleksi
- sebagai alat untuk mencapai konsistensi di dalam pembinaan koleksi
- sebagai alat untuk megurangi jumlah personil pengambil keputuan
- sebagai
alat untuk menghindari perbedaan pendapat atara orang yang terlibat di
dalam pengembangan koleksi dan para pemakai perpustakaan
4.2 Jenis-jenis Pekerjaan Dalam Pengembangan Koleksi
Dalam pengembangan koleksi harus mencakup kebijaksanaan antara lain : siapa yang terlibat di dalam pembinaan koleksi, prioritas
dalam pembinaan koleksi, penanganan materi yang berasal dari hadiah,
weeding, komplain dan kerjasama antar perpustakaan,
4.2.1. Yang Terlibat Dalam Pembinaan Koleksi
Karena
perpustakaan selalu berorientasi kepada kebutuhan masyarakat
pemakainya, maka dalam pembinaan koleksi harus pula melibatkan mereka. Dalam pembinaan koleksi tersebut disamping
melibatkan para pustakawan, staff pengajar dan para mahasiswa harus
pula dilibatkan. Para pustakawan perlu dilibatkan, karena mereka
mengetahui akan kebutuhan masyarakat pemakainya dan memegang data
mengenai banyaknya pengunjung yang datang ke perpustakaan, maupun data
mengenai koleksi bidang apa yang sering dipakai atau diperlukan. Mereka
juga mempunyai data mengenai terbitan terbaru. Hal ini karena
perpustakaan sering dipakai sebagai ajang promosi terbitan baru. Staf
pengajar dan mahasiswa perlu dilibatkan, karena majoritas merekalah yang
akan memanfaat koleksi perpustakaan.
4.2.2. Survei Kebutuhan Pemakai
Survey
kebutuhan pemakai dapat dilakukan atara lain dengan menyediakan form
untuk diisi oleh pemakai sebagai saran yang perlu dikembangkan. Atau
dengan pengirimkannya langsung ke staf pengajar untuk diisi dan
dikembalikan ke perpustakaan.
4.2.4. Prioritas dalam Pembinaan Koleksi
Dalam
pengembangan koleksi, prioritas merupakan suatu hal yang perlu
diperhatikan. Tim pengembangan koleksi perlu mengambil langkah-langkah
untuk menentukan skala prioritas tadi. Menentukan subject mana yang
perlu dikembangkan sejalan dengan sangat terbatasnya dana, misalnya
dengan memprioritaskan kebutuhan primair, yaitu referensi bagi mata
perkulihan yang sedang berjalan baru kemudian penyediaan materi
pendamping.
Negara-negara
maju telah menyediakan anggaran untuk pengembangan koleksi perpustakaan
minimal 3% dari jumlah total pengeluaran suatu Perguruan Tinggi tiap
tahunnya, bahkan ada yang mengalokasikan danyanya untuk perpustakaan
sampai 6%. Di University of Tasmania, dana untuk perpustakaan
adalah 8% dari jumlah total pengeluaran perguruan tinggi itu. Dari total
alokasi itu jumlah yang terbesar adalah untuk pengembangan koleksi
journal. Mereka berkeyakinan bahwa, journal merupakan informasi yang
paling akurat dari sebuah penelitian.
4.2.5. Penanganan Materi Dari Hadiah
Tak
ada koleksi yang datang ke perpustakaan dengan cuma-cuma menjadi bagian
koleksi perpustakaan, sekalipun itu berupa hadiah. Karena setiap
koleksi yang datang akan diproses seperti halnya materi yang berasal
dari pembelian. Dalam pemrosesan inilah tentunya diperukan tenaga,
pikiran, waktu dan bahkan, walaupun kecil : beaya. Sehingga
apa yang dikeluarkan dalam pemrosesan tadi akan terbuang percuma kalau
materi tersebut tidak bisa dimanfaatkan oleh para pemakai perpustakaan.
Di sinilah, bagian seleksi koleksi perpustakaan dengan rekomendasi dari
pimpinan perpustakaan akan menentukan apakah materi tersebut perlu
disajikan di perpustakaan. Kalaulah dianggap tidak akan memberi manfaat
kepada pemakai dan agar untuk menjaga citra perpustakaan sebagai
tumpukan sampah yang tak bisa dimanfaatkan, maka sebaiknya koleksi
tersebut perlu dijauhkan. Mungkin bisa ditawarkan ke jurusan atau
fakultas yang bisa memanfaatkannya.
4.2.6. Weeding
Weeding
atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan
perpustakaan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan
materi yang pernah diterbitkan. Oleh karenanya, harus diadakan
penyiangan yang regular, berkelanjutan dalam proses kegiatan
perpustakaan. Untuk melaksanakan penyiagan, Carter
menyarankan kategori buku yang dianggap bisa disiang :
- duplikasi judul, buku ini terbeli karena banyaknya permintaan, dan sekarang tidak dimanfaatkan lagi
- edisi lama, di mana edisi yang baru telah ada dan perpustakaan tidak menginginkan nilai historisnya
- buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin untuk bisa dimanfaatkannya lagi
- buku-buku yang telah ketinggalan baik mengenai isi, bentuk maupun themanya
4.2.7. Komplain
Problem
utama yang sangat menyita waktu di dalam pembinaan koleksi adalah
penanganan komplain/keluhan tentang koleksi. Para pustakawan mungkin
akan menjumpai keluhan, sekalipun relatif kecil jumlahnya. Di dalam
keluhan tersebut termasuk juga mengapa kebijaksanaan
pengembangan koleksi sampai demikian. Untuk menangani hal ini, maka akan
dibentuk suatu tim khusus untuk meninjau kembali dokumen kebijaksanaan
karena dokumen itu didasarkan atas kebutuhan mahasiswa.
4.2.8. Kerjasama Antar Perpustakaan
Dari
waktu ke waktu perpustakaan selalu memperbaiki dan meningkatkan
pelayanannya. Layanan perpustakaan boleh dikatakan bagus kalau
dilaksanakan dengan cepat, effisien, cermat dan tepat. Hal lain yang
perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah sikap pustakawan
terhadap pemakai berpustakaan, misalnya : harus berjiwa suka membantu
dan ramah. Tak satupun perpustakaan yang mampu memberikan atau
menyediakan apa yang diinginkan oleh para pemakai perpustakaan. Alasan
yang paling mendasar adalah terbatasnya dana. Dan tentunya perpustakaan
akan gagal membawakan misinya apabila perpustakaan itu mengisolasikan
diri dan seolah-olah mampu memberikan layanan hanya dengan kekuatan
koleksinya saja.
Untuk
memecahkan masalah terbatasnya dana, salah satunya adalah dengan
membuka diri dengan perpustakaan lain. Mejalin kerjasama antar
perpustakaan Perguruan Tinggi atau dengan perpustakaan
khusus lainnya. Hal ini dapat dilakukan dengan saling tukar informasi
mengenai tambahan koleksi, saling tukar koleksi, saling meminjam koleksi
yang sesuai dengan permintaan, dll.
5 KESIMPULAN
Pembinaan
koleksi mencakup berbagai kegiatan: survey kebutuhan pemakai, memproses
data, membuat keputusan, evaluasi sampai di mama kebijaksanaan itu
apakah telah sesuai dengan tujuan, dllnya. Dalam pembinaan koleksi
perpustakaan akan melibatkan sejumlah orang dari berbagai
fakultas/jurusan.
Tak
satupun perpustakaan akan mencapai tujuannya hanya dengan kolesinya
sendiri. Oleh karenanya, kerjasama antara perpustakaan sangat
diperlukan.
——————–